CRMs gibt es heutzutage wie Sand am Meer und die Suche nach dem passenden CRM-Fundraising-Tool fühlt sich manchmal an wie die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
Hier erfährst du, warum sich unsere Kunden und Kundinnen für funtrade als "ihr" CRM-Fundraising-Tool entschieden haben und wir von funtrade geben ihnen sehr gerne die Gelegenheit, sich, ihre Organisation und unsere Zusammenarbeit vorzustellen.
In unserer Interview-Serie "Give me 10" beantworten unsere Kunden und Kundinnen dir und uns 10 Fragen.
Los geht's mit ...
Für eine Kampagne mit engem Zeitrahmen innerhalb von 2 Wochen ein professionelles CRM-Fundraising-Tool einführen, in Betrieb nehmen, mit einer effektiven Laufzeit von nicht mal einem Jahr - Unmöglich? Ineffizient? Unbezahlbar? Gar nicht wahr!
Man nehme einen Kunden mit glasklarer Vorstellung seiner Kampagnenziele, eine Fundraising-Beraterin, die weiss, wie der Hase läuft, einen IT-Spezialisten, der nicht erst seit gestern dabei ist und ein CRM-Fundraising-Tool, dessen Module, Funktionen und Prozesse bedürfnisorientiert mit wenigen Handgriffen anpassen lässt und siehe da: ein begleitendes CRM-Fundraising-Tool für die Organisation der Kampagne, der Mittelbeschaffung und der Spendenden-Verwaltung ist geschaffen.
Stefan Jakob, Geschäftsführer der Biodiversitätsinitiative, hat sich die Zeit genommen, uns über ihre Kampagne und über die kurzfristige und zeitlich begrenzte Einführung eines CRM-Tools zu berichten.
Der wichtigste Schritt war zweifelsohne, dass wir alle Kontakt- und Spendendaten in einer einzigen Datenbank zusammenführen konnten.
.#1 Lieber Stefan, erzähl uns doch gerne vorneweg ein wenig über dich als Person und über deine Aufgabe für die Biodiversitätsinitiative.
Ich lebe mit meiner Familie in Liebefeld (BE) und hatte, zusammen mit einem tollen Team auf der Geschäftsstelle und vielen weiteren Beteiligten den Auftrag, die Abstimmung zur Biodiversitätsinitiative mit einer faktenbasierten Kampagne zu begleiten.
.#2 Ja, von Herzen ein Dankeschön, dass du dir die Zeit für unsere Fragen nimmst. Könntest du uns ein wenig über eure Initiative erzählen?
Die Schweiz unternimmt einiges, aber leider nicht genug für den Erhalt unserer Natur und Landschaft und damit unserer Lebensgrundlagen. Im Europäischen Vergleich liegen wir weit hinten! Der Artenschwund hierzulande verläuft rasant. Wenn wir jetzt nicht handeln, wird uns dieser Verlust schon 2050 zwischen 14 und 16 Milliarden Franken kosten – sagt der Bundesrat. Weil unsere Lebensgrundlagen auf dem Spiel stehen und die Kosten des Nicht-Handelns enorm sind, haben Natur- und Umweltorganisationen die Biodiversitätsinitiative lanciert.
.#3 Das führt uns direkt zu unserem CRM-Fundraising-Tool funtrade. Wie und wo hat sich denn die Implementierung des Tools ganz konkret in deiner Kampagnenarbeit ausgewirkt?
Der wichtigste Schritt war zweifelsohne, dass wir alle Kontakt- und Spendendaten in einer einzigen Datenbank zusammenführen konnten. Vorher waren die Leute etwa im Newslettertool in verschiedenen Audiences oder im Backend der Zahlungslösung verstreut. Wir wussten wenig darüber, ob das die gleichen Leute sind und welche History wir mit ihnen hatten. Nach der initialen Datenübernahme wurden alle relevanten Formulare per Webhook mit funtrade verbunden, so dass wir uns fehleranfällige Importe oder manuelle Erfassung sparen konnten. Unsere Spenden-Infos waren immer aktuell und unsere Kontaktdaten ebenso. Selbst die Fahnenbestellungen etc. gingen automatisch in die Datenbank, können da einfach bereinigt werden und wurden als PDF an den Lettershop geschickt – inkl. Einzahlungsschein mit Referenz.
.#4 funtrade bietet eine Vielzahl an Modulen, Schnittstellen, Standardprozessen und bedürfnisorientierten Prozessen. Klar, werden für eine zeitlich begrenzte Kampagne gar nicht alle Funktionen benötigt. Doch auf welche hättet ihr denn gar nicht verzichten wollen und haben sich für eure Initiative als besonders nützlich erwiesen?
Die Schnittstelle zum Newslettertool ist wirklich nützlich. Wir konnten unsere elektronischen Versände nach SpenderInnengruppen und anderen Merkmalen verschicken. So suchten wir zum Beispiel Freiwillige in einzelnen Kantonen, um die Leute direkt danach zu fragen, ob sie in ihrem Kanton aktiv werden wollen. Wir wussten auch, wer schon Flyer finanziert hatte und konnten unsere Botschaften entsprechend anpassen.
.#5 Mit funtrade hast du die Möglichkeit, alle Daten strukturiert zu speichern und zu segmentieren. Hast du deine Strategie für postalische und digitale Mailings entsprechend angepasst?
Abstimmungskämpfe sind wahrscheinlich ein Sonderfall. Wir machten einfach von allem so viel wie möglich - und von unseren Kontakten akzeptiert wurde. Am Anfang hatten wir kaum Post- sondern fast nur E-Mailadressen. Engagierte Menschen auch per Post um Spenden bitten zu können, war eine wichtige Neuerung. Die Grosszügigkeit und das Engagement der Leute für die Biodiversitätsiniative waren umwerfend!
.#6 Du hast auch die automatisierte Anbindung von funtrade an dein Online-Spendenportal genutzt. Inwiefern hat sich das auf die Finanzierung deiner Kampagne ausgewirkt? Gab es eine messbare Steigerung der Spenden oder eine verbesserte Interaktion mit Spendern?
Man spart mit dem Tool einfach viel manuelle Arbeit ein. Wir wussten zudem immer sofort, wie viele Spenden z.B. auf den Crowdfunding-Aufruf für das 20-Minuten-Inserat eingegangen waren. Ob man allenfalls noch nachhaken musste, um den Zielbetrag zu erreichen und bei wem am besten.
.#7 Teil eurer Kampagne ist auch die Bestellabwicklung von Material wie Stickers oder Banner. Wie genau kann man sich dafür den Einsatz von funtrade vorstellen?
Alle Bestellungen landen automatisch in der Datenbank, wo aus den notwendigen Daten ein PDF generiert wurde. Wir hatten das Ganze so eingerichtet, dass für den Lettershop aus dem Dateinamen resp. einem Icon im Briefkopf jeweils ersichtlich war, welche Artikel in welcher Sprache verschickt werden müssen. Das Verpacken und Verschicken hat in den allermeisten Fällen dann auch problemlos geklappt.
.#8 Welche Vorteile hast du durch die automatisierte Erfassung von Zahlungen auf das Konto des Trägervereins festgestellt? Hat dies deine Buchhaltungs- und Finanzmanagementprozesse verbessert?
Du meinst die Sache mit den Einzahlungsscheinen, die eine Referenznummer haben? Es ist natürlich viel bequemer, Zahlungen einfach nur einzulesen und schon ist die Datenbank «up to date". Dann sind auch die Aktionsstatiken stets tagesaktuell.
.#9 Wie würdest du die Gesamteffektivität unseres CRM-Fundraising-Tools funtrade für deine Kampagnenarbeit zusammenfassen?
Es nahm uns einfach sehr viel administrativen Aufwand ab – zudem erlaubte es uns, in der Ansprache unserer Zielgruppen agiler und präziser zu werden.
.#10 Eine letzte Frage: wenn du die ganze Einführung von funtrade nochmals machen könntest, jedoch vor dem Hintergrund deiner aktuellen Erfahrungen, würdest du etwas anders machen?
In so einem solchen Projekt ist es für alle Seiten sicher positiv, wenn eine Datenbanklösung von Anfang an mitgedacht und rechtzeitig realisiert wird. In einem laufenden Projekt erscheint es mir sinnvoll, eine Integration kritisch zu prüfen. Weiter finde ich den Zugewinn an Übersicht und Transparenz sowie die Einsparungen in der Administration überzeugend. Auch sehe ich Vorteilte bezüglich den Datenschutz und die Datensicherheit – insbesondere gegenüber von Excel-Listen etc.
Lieber Stefan, herzlichen Dank für den Austausch über deine Erfahrungen mit unserem CRM-Fundraising-Tool funtrade!
Wir von aren:e freuen uns sehr, dass wir mit unserer Arbeit, unserem Knowhow und unserem CRM-Fundraising-Tool funtrade eure wichtige Mission der Biodiversitätsinitiative unterstützen durften.
Herzlichen Dank!
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